Aynı anda 4 araba yıkama kapasitesine sahip bir oto yıkamacıdayız. Şirkette 4 yıkamacı çalışıyor. Alışageldiğimiz şekilde yeni gelen arabalar tek bir yıkamacıya atanıyor ve her yıkamacı arabayı 1 saatte hazır hâle getiriyor.

Yıkamacı saat 9:00’da açılıyor ve birkaç dakika arayla 4 araba temizlenmek üzere geliyor. Patron araçları yıkamacılara dağıtıyor. Saat 10:00’da dört araba da hazır durumda müşterilere teslim ediliyor.

Oto yıkamacı biraz sapa bir yerde ve müşteriler en az 1 saat beklemek durumunda kalıyor. Sırada bekleyen başka arabalar varsa bekleme süresi daha da uzuyor. Biraz sıkıcı bir durum ama yapacak fazla bir şey yok gibi görünüyor.

Yoksa var mı?

Su jetlerinin çıkardığı sis ve gürültü arasında dolaşırken patronun aklın bir fikir düşüyor. 1 kişi 1 arabayı 1 saate temizliyorsa, acaba 4 kişi 1 arabayı 15 dakikada temizleyebilir mi?

Yani sabah 4 araba geldiğinde tüm yıkamacılar birlikte ilk gelen arabayı temizlesin, ilk araba bitince hep birlikte ikinci gelen arabaya başlansın ve böyle devam etsin. Bu durumda sadece dördüncü sıradaki müşteri 1 saat beklemek durumunda kalacak. Kaldı ki mevcut durumda zaten hepsi 1 saat bekliyor. Diğer araçlar sırayla 15, 30 ve 45 dakikada teslim edilecek.

Aklına böyle antin-kuntin fikirler geldiği için patron kendine kızıyor. Burası alt tarafı bir oto yıkamacı, yapılan iş ortada, icat çıkarmaya gerek yok…

Yoksa var mı?

Patron yıllardır oto yıkama işinde olduğu için bu yeni çalışma şekline geçebilirse müşteri memnuniyetini ileri bir noktaya götüreceğini biliyor. Memnun müşteri, artan iş hacmi ve kârlılık anlamına geliyor.

Diğer taraftan patron bu işin göründüğü kadar kolay olmadığını da biliyor. Zaten kolay olsa herkes yapardı.

Patron işlerin sakin olduğu zamanlarda oturup karşılaşacağı zorlukları alt alta sıralıyor:

• Mevcut durumda yıkamacılar önce aracın dış temizliğini yapıyor, sonra iç temizliğe geçiyor. Oysa yeni sistemde iç ve dış temizlik aynı anda başlamak durumunda. Bu durumda içerde çalışan yıkamacı kapıları kapatmalı ki dış yıkamacının su jetinden çıkan buhar içeri dolmasın. Veya iç yıkamacı sol kapıyı açarak iç temizlik yaparken dış yıkamacı sağ tarafı temizlemeli, ardından aynı anda diğer tarafa geçmeliler.
• İç yıkamacı kapıyı kapatacaksa (dış yıkamacıdan ıslanmamak için) elektrik süpürgesi şarjlı ve portatif olmak durumunda.
• Yaz aylarında iç yıkamacı araç içine girip kapıyı kapattığında içerisi çok sıcak olabilir. Bu konuda ne yapılabilir?
• Yıkamacılardan biri paspas temizliğinden başlamalı.
• Şampuan yapan yıkamacı ile su jeti kullanan yıkamacı uyum içinde çalışmalı, birbirini ıslatmamalı.
• Yıkamacıların profili belli, özellikle su jeti kullanan eleman eşek şakası yapıp düzeni bozabilir ve kavga ortamı hâkim olabilir.
• Yıkamacılar şu anda ferdi çalışıyor. Her yıkamacının kendi küçük imparatorluğu var. Birlikte çalışma motivasyonu nasıl sağlanacak?
• Yıkamacılar kendi aralarında hatta patronla kavga etmeye başlayıp her şey eskisinden daha kötü bir hâle dönüşebilir mi?
• Of, nerden daldım bu işlere? Yol yakınken vazgeçsem mi?

Patron çayını tazeleyip biraz sakinleştikten sonra bu kez bu işi başarması durumundaki faydaları not etmeye karar veriyor:

• İlk gelen müşteri 15 dakikada aracını teslim alıyor. Sadece bir telefon görüşme süresi kadar. Bu bir devrim!
• Bu iş oturursa 15 dakikada teslimat için randevu sistemi geliştirebilirim. Randevu alan aracını 15 dakikada teslim alır. Diğerleri 30, 45 veya daha uzun dakikalık beklemelere düşer.
• Bak şimdi aklıma ne geldi: Acaba 15 dakikalık randevu alanlar için bir tık yüksek ücret alabilir miyim? Bu parayı yıkamacılara versem uyumlu çalışmaları için motivasyon olabilir mi?
• Mevcut durumda elemanların 1 arabayı 1 saatte teslim etmesi kanıksanmış durumda. Aslında gizli bir verimsizlik var yıkamacılar yüksek verimde çalışmıyor.
• Yeni sistemde tek bir yıkamacı bile verimsiz olsa hemen göze batacak, daha ben söylemeden arkadaşları uyaracak. Çünkü birinin yavaşlaması diğerinin daha çok çalışması anlamına gelecek.
• Aslında genel olarak yıkamacılarımdan memnunum. Bu işin kazan-kazan şeklinde kurgulamam ve bunu elemanlara iyi anlatmam lâzım.
• Sosyal medyadan “imkânsızı başardık, 15 dakikada oto yıkama” gibi paylaşımlar yapsam yeni müşteriler çekebilirim.
• Belki de bu işi başarmanın çok da kolay olmaması benim adıma bir avantaj olabilir. Çünkü diğer oto yıkamacıların beni kopyalaması kolay olmayacak

Mevcutta kalmakla, akışa geçmek arasında arafta kalan tüm sanayicilerin içine düştüğü açmaz oto yıkamacı patronun içinde bulunduğu durumdan farklı değildir.

Yukardaki örnekte görüldüğü gibi patronları akışa geçmekten alıkoyan şey yüksek maliyet değildir. Tam tersi genellikle akışa geçme maliyeti yapılabilecek iyileştirmeler arasında en düşük olanıdır. O hâlde, faydası böylesine açıkken, firmalar akış yolunda adım atmaktan neden imtina ederler?

Birinci sebep insanların düşünme tercihleri ile ilgilidir. İnsanlar eylemler hakkında konuşmayı severler (bu yıkamacı iyi, şu yıkamacı biraz tembel, bu makinanın su basıncı zayıf, vs.). Fakat kavramlar hakkında konuşmak (yıkama işini başka bir şekilde yapmak mümkün müdür, akış sağlanabilir mi, vs.) çoğu kişiye zor gelir. Yani değişimin kendisi değil, sadece düşüncesi bile insanı sıkıntıya sokar.

Diğer bir sebep de bu gibi uygulamalarda doğrudan çalışanlara dokunacak olmamızdır. Gerçek hayatta patron-çalışan ilişkisi yazılı olmayan hassas dengeler üzerine kuruludur. Türk kültüründe ego oldukça üst perdeden seyreder. Bazen küçük bir tartışmada çalışanın aşırı tepki verdiğini, istifa edip gittiğini görürüz. Patronlar da itibarları zedeleneceği için böyle bir çatışma ortamına düşmek istemezler. Bu yüzden de bu gibi aktivitelerden imtina ederler.

Elbette ki zorluklar aşılmak için vardır. İrade, kararlılık ve insancıl bir yaklaşımla bu sorunların üstesinden gelinebilir.

“İrade”den kastımız akış sağlama kurgusunun patron tarafından içselleşmiş olmasıdır. Yukardaki örnekte patron işin zorlukları ve faydaları hakkında bir öngörüye sahiptir ve günün birinde, işin başlaması için düğmeye bastığında, ne istediğini bilen bir lider duruşu sergileyecektir.

Akışın sağlanması için üst düzey yöneticinin düşünce yapısını akışa göre içselleştirmesi ve çalışanları da bu doğrultuda yönlendirmesi, ikna etmesi hayati öneme sahiptir. Patron bu düşünce yapısını özümsemediği sürece oto yıkamacıda akışa geçmek mümkün olmaz.

Aslında oto yıkamacının akışa geçmesi ile 500 kişilik bir fabrikanın akışa geçmesi arasında, ölçeklerin farklı olması haricinde, temel bir fark yoktur. Karşılaşılan zorluklar ve çözüm yolları özde birbirine benzer. Amaç da aynıdır; her ikisi de müşteri talebini en hızlı ve en verimli şekilde sağlamak ister.

Akışa geçmeyi başaran işletmeler rakiplerine göre önemli bir fark yaratırlar. Bu fark, pahalı bir üretim ekipmanı alarak yaratacağınız farktan çok daha üstündür. Akışı başarmak için her detayı önemsemek, sistemi özenle kurgulamak, ekip çalışması yapmak ve insana değer vermek gereklidir. Başardığınızda firmanız gizli ve büyük bir güce sahip olur. Rakipleriniz bu gücü anlamakta ve kopyalamakta zorlanır.

Bu bağlamda akış konusunda firmalar üçe ayırılır: 1)Akışa geçenler, 2)akışa geçenleri seyredenler, 3)neler olup bittiğinden haberi bile olmayanlar.

Siz birinci gruptan olun 🙂

 

Not: Evimizin yakınındaki oto yıkamacı yazıda anlattığım kurguda çalışıyor (4 araç, 4 yıkamacı, her araba 1 saat).

Arabayı teslim ederken yıkama işçisine sordum: “Sence 4 kişi aynı anda 1 arabayı yıkayabilir mi?”

Su jeti ile ayaklarını temizlerken biraz düşündü ve “olmaz abi”dedi. Sebebini sorduğumda şöyle dedi: “O zaman her yıkamacıya 2,5 TL düşer”

Yıkamacılar araba başına 10 TL kazanıyormuş

🙂