Malzeme ve mamul stoğuna (bundan böyle “SKU” diyeceğiz) sahip tüm işletmeler stoklarını yönetebilmek için uygun bir kodlama sistemine sahip olmalıdır. Bu yazıda SKU kodlamasında dikkat edilmesi gereken konuları açıklayacağız.

SKU’ları neden kodlamalıyız?

SKU kodu SKU’ların ismidir. Bu isimler sayesinde SKU’ları birbirinden kolayca ayırabilir, gruplayabilir ve yönetebiliriz. Onlarca çocuğun olduğu bir sınıfta kimsenin ismini bilmiyorsanız, “pencereyi kim kırdı” sorusuna “beyaz gömlekli, hafif kilolu, siyah ayakkabılı, sarı saçlı” gibi ifadeler kullanmak çok yorucu olur; hele bir de o özelliklere uyan birçok çocuk varsa.               

SKU kodlamasında mutlaka uymamız gereken, olmazsa olmaz kurallar nelerdir?

• Öncelikle tüm kodlar farklı olmalıdır. Aynı kod asla 1’den fazla SKU için kullanılmamalıdır. Yani kodlar tekrar etmemelidir (unique olmalıdır).
• İşletme her kodun hangi fiziksel SKU’ya karşılık geldiğini ayırt edebilen bir sisteme sahip olmalıdır.
• Kodlama işletme dışında farklı üreticilerin SKU kodları ile bir arada yönetilecekse (örneğin süper marketlerde ürün barkodları) kodlama sistemi farklı üreticilerin kodlarıyla çakışmayacak altyapıya sahip olmalıdır.

Konuşan kod mu konuşmayan kod mu?

“Konuşan kod” malzemenin bazı özelliklerinin şifrelenmesi ile SKU kodunun oluşmasıdır. Konuşmayan kod ise bir sıra numarasıdır ve içinde ürün karakteristiğine ait bir bilgi barındırmaz.

Örneğin vida üreten bir fabrika aşağıdaki konuşan kodlama altyapısını kurmuş olsun (vida için verilen karakteristikler gerçekçi değildir örnek amaçlı veriyorum):

İlk dijit: “V” ise vida, “S” ise somun

İkinci ve üçüncü dijit: kaplama kalınlığı (mikron cinsinden)

Dört, beş ve altıncı dijit: Vida ölçüsü (M25 gibi)

Yedinci ve sekizinci dijit: Vida başı kalınlığı (mm)

Dokuz ve onuncu dijit: Vida boyu (mm)

Onbirinci ve onikinci dijit: Kutudaki vida adedi

Bu durumda V30M30044050 kodu (veya V.30.M30.04.40.50) Vida-30 mikron-Metrik 30-4mm vida başı kalınlığı- 40 mm vida boyu-kutuda 50 adet var bilgisini içinde barındırmış olur.

Konuşmayan kodlarda SKU kodu sadece bir sayıdır. Bu sayı içinde her hangi bir şifre barındırmaz. Aşağıdaki örnekte birinci ve ikinci satırda konuşan kod son satırda ise konuşmayan kod ile aynı SKU için kodlama örnekleri görüyorsunuz.

Gördüğünüz gibi son örnekteki SKU kodu (12345) sadece sıradaki sayıdır. Koda bakarak hangi SKU olduğunu anlayamayız. Ancak yukardaki gibi bir tablo yardımı ile hangi üründen bahsedildiğini anlayabiliriz.

Hangi durumlarda konuşan kod gereklidir?

Firmanıza ait bir SKU işletmeniz dışında okunuyorsa (barkod, karekod veya görsel) ve okuma sırasında ürünün karakteristik bilgilerine on-line ulaşmak mümkün olmuyorsa konuşan kod mutlaka gereklidir.

Örneğin kiremit imalatçısı bir firma fabrika dışında, ağ bağlantısı olamayan bir açık hava deposunda kiremit paletlerini depolamak istiyorsa SKU’ları konuşan kod olarak tanımlar. Böylece konuşan kod barkodunu okutan forklift operatörü sisteme canlı bağlanmaya gerek duymadan ürün nevi hakkında bilgi sahibi olur ve ona göre ürünü doğru adreste depolar.

Konuşan kod kullanmayı öne çıkaran diğer argümanlar nelerdir?

1. SKU etiketine bakınca ürünü kolayca tanıyabilelim

Bu argüman çok anlamlı değildir. Çünkü bir SKU için etiket basabiliyorsak o etiketin üzerine ürün bilgilerini içeren görsel bilgileri de basabiliriz. Yani kodu deşifre ederek ürünü tanımlama gerekli değildir.

1. Bilgisayarda bir ürünü ararken kolaylık olsun?

Yani yukardaki vida örneğinden ilerleyecek olursak, bilgisayarda V tuşlayınca sadece vidalar gelsin, ardından 30 tıklayınca sadece 30 mikron vidalar gelsin gibi.

Ancak bu argüman da tartışmalıdır. Çünkü bir SKU araması yaparken aramayı ürün kodundan yapmak zorunda değilsiniz. Yukardaki vida tablosu örneğinde aramayı “kodu” kolonu yerine diğer kolonlar üzerinden de yapabilirsiniz.

Buna rağmen genel insan algısı kodlamanın konuşan olmasına daha yatkındır. Bu yüzden az sayıda işletme konuşmayan kod altyapısı kurar.

Konuşan ve konuşmayan kodlar beraber kullanılabilir mi?

Mümkündür, hibrit kod olarak adlandırılır. Bu durumda kodun bir kısmı konuşan kalan kısmı konuşmayan nümerik koddur. Böylece ana gruplama kod içine yazılarak kullanıcıya kolaylık sağlanır. Çeşitlilik gösterebilecek diğer karakteristikler kod içinde bulunmaz. Gerektiğinde tablodan aranarak erişim sağlanır.

Aşağıdaki tabloda son örnek hibrit kod örneğidir.

Hangi kodlama sistemi daha tercih edilmelidir?

Yukarda konuşan kod sisteminin zorunlu olduğu koşullardan bahsettik. Böyle bir zorunluluğun olmadığı durumlarda mümkün olduğu kadar konuşan kod yapısından kaçınılmalı veya en azında hibrit kodlama tercih edilmelidir. Sebepleri şunlardır:

• Konuşan kodlar sabit bilgi sahası içerir. İlave bilgi gelmesi durumunda konuşan kod altyapısı bütünlüğünü kaybetmeye başlar. Örneğin yukardaki tabloda “kaplama cinsi” gibi ilave bir karakteristik geldiğinde kod sistematiği yetersiz kalır.
• Benzer sebeple konuşan kod altyapısı gereksiz yere uzun olur. Kullanıcılar bazen 30-35 dijit kodlama yapmak durumunda kalırlar. Kod bilgisi içeren barkod sahası gereksiz yere uzun olur. Baskı kalitesi ve okuma problemleri yaşanır veya gereksiz yere karekod ihtiyacı doğar.

Kodlama sistemi muhasebe yönetimi, depo yönetimi, üretim izleme sistemleri, MRP, kalite kontrol sistemleri gibi birçok uygulamanın temel taşıdır. Yetersiz kodlama mimarisi bu sistemlerin sekteye uğramasına sebep olabilir. Bazı durumlarda kod sisteminin düzenli hale getirilmesi çok fazla zaman alabilir.

Bu yüzden kodlama altyapınızı belirlerken aceleci davranmayın. Tüm alternatifleri gözden geçirin ve uygun mimariye ulaştığınıza emin olun. Altyapınızı kurduktan sonra kod dağıtımının merkezi yapılamasına özen gösterin.

Bu yazıda kodlama sisteminin belirlenmesi hakkında bazı temel kavramlardan bahsettik. Dikkat edilmesi gereken diğer konuları diğer bir yazıda açıklamaya devam edeceğim