Problem çözmekle ilgili birçok yalın metodun olduğunu biliyoruz. Aklımıza gelenleri yazalım: A3, PDCA, 8D, TRIZ, DMAIC ve 6 sigma, Kata, vs.

Örnekler çoğaltılabilir, fakat hemen bütün metodların başlangıç noktası ortaktır: Problemin tanımı.

“Problemi doğru tanımlama” çoğu uygulamada yeterince önemsenmez ve bu sebeple problem hatalı veya eksik tanımlanabilir. Hatta bazen problem tanımında problemden hiç bahsedilmez.

Kuşkusuz, problemin doğru tanımlanamadığı durumlarda, problemi çözme faaliyetleri rotasından sapar ve doğru çözüme ulaşmak mümkün olmaz.

Aşağıdaki örnek bir vakada önce bir problemin hatalı tanımlanması durumunda ulaştığımız hatalı çözümü göstereceğim. Daha sonra problemin doğru tanımlanması durumunda ulaşılan doğru çözümü göreceğiz.

Problem tanımı:  “CNC operatörleri için kişi başı eğitim saatinin yükseltilmesi”

Bu tanımlamada birkaç farklı hata vardır. İlk olarak bu ifade bir “problem tanımı” değil, çözümün kendisidir.

Bildiğiniz gibi problem çözme tekniklerinde “5 Kere Neden” (5 Why) uygulaması çok kullanılan bir metoddur. Örneğimizde problem hatalı tanımlandığı için “Neden kişi başı eğitim saatinin yükseltilmesi” cümlesi anlamsız hale gelmektedir.

Peki, problemi “Kişi başı eğitim saatinin yükseltilmesinde problemler yaşanıyor” şeklinde tanımlasak uygun olur muydu?

İlk bakışta uygun görünüyor çünkü bu cümlenin başına “Neden” koyarak anlamlı bir soruya ulaşabiliyoruz.

Fakat aslında bu ifade de içinde önemli bir sorun barındırıyor. Çünkü işletmelerin “eğitim saatini yükseltmek” şeklinde bir problemi olmamalıdır. “Eğitim saatinin yükseltilmesi” başka bir problemin çözümü olmalıdır.

Daha kolay anlaşılması için aşağıda doğru ifade edilmiş probleme bakalım:

Problem: Yeni işe başlayan CNC operatörleri çok sayıda hatalı parça üreterek israfa sebep oluyor.

Neden 1: Neden yeni CNC operatörleri çok sayıda hatalı parça üretiyor?

Cevap 1: Çünkü yeni işe başlayan operatörler yeterince eğitilmiyor

Neden 2: Neden işe yeni başlayan operatörler yeterince eğitilmiyor?

Cevap 2: Çünkü eğitim süresi sadece 1 saat, yetersiz geliyor.

Neden 3: Neden eğitim süresi sadece 1 saat?

Cevap 3: Çünkü eğitim prosedüründe bu şekilde belirtilmiş

Neden 4: Neden eğitim prosedüründe bu şekilde belirtilmiş?

Cevap 4: Çünkü bu prosedür 2 yıl önce hazırlanmış. 2 yıldan beri hiç yeni CNC operatörü almadık. O yüzden bu sürenin uygun olup olmadığını sorgulayamamıştık.

Ve nihayet çözüm: “Yeni CNC operatörleri için kişi başı eğitim saatini yükseltmeli ve uygulamasını sağlamalıyız”

Gördüğünüz gibi şirketin problemi “eğitim saatlerinin yükseltilmesi” değildir. Problem “CNC operatörlerinin hatalı parça üretmesidir”.

Bazı okuyucular “ne fark eder ki, sonuçta aynı çözüme ulaştık” diyebilir. Bu örnek vakada öyle oldu. Oysa aynı problem başka bir vakada farklı bir çözüme de gidebilirdi. Örneğin:

Problem: Yeni işe başlayan CNC operatörleri çok sayıda hatalı parça üreterek israfa sebep oluyor.

Neden 1: Neden yeni CNC operatörleri çok sayıda hatalı parça üretiyor?

Cevap 1: Çünkü yeni operatörlerin çalıştığı makinalar vibrasyona maruz kalıyor ve bu yüzden düşük toleranslı hassas parçalarda ölçü hataları oluyor

Neden 2: Neden makinalar vibrasyona maruz kalıyor?

Cevap 2: Çünkü yeni alınan pres bu makinaların yanına monte edildi

Neden 3: Neden yeni alınan pres bu makinaların yanına monte edildi?

Cevap 3: Böyle bir problem öngörülemedi. Ayrıca fabrika alanımızda yer yok. Yeni fabrikaya geçinceye kadar makinaların yerlerini değiştiremeyiz.

Ve yeni çözüm: Yeni fabrikaya geçinceye kadar pres yanındaki CNC makinalarda toleransı yüksek olan parçaları işleyelim. Yeni fabrikada pres için müstakil temel yapalım.

Yazının başındaki notu tekrar ederek toparlayalım:

“Problemi doğru tanımlamak” konusuna gereken özeni gösterin ve unutmayın: Problemi doğru tanımlayamazsanız, doğru çözüme ulaşmanız imkânsızdır.